Vài nét về Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản
 |
|
Trụ sở Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản |
Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản được thành lập ngày 01 tháng 7 năm 1971, trực thuộc Văn Phòng Thủ tướng. Cơ quan này đã được đề xuất từ một tổ chức (institution) chuyển sang thể chế là một cơ quan hành chính sự nghiệp, đây là kết quả chương trình thúc đẩy cải cách chính phủ trung ương (Theo quyết định của Ban chỉ đạo Cải cách cơ cấu Chính phủ trung ương đề ra trong tháng 4 năm 1999), và ngày 01 tháng 4 năm 2001, khi Luật Lưu trữ Quốc gia sửa đổi có hiệu lực, cơ quan này chính thức trở thành cơ quan hành chính.
Lưu trữ quốc gia Nhật Bản là cơ quan bảo quản: tài liệu lịch sử, tài liệu công và các tài liệu lưu trữ quan trọng được chuyển giao từ các cơ quan nhà nước và cung cấp các tài liệu lưu trữ cho mục đích sử dụng chung, với mục tiêu được bảo quản phù hợp và sử dụng như trên nên các tài liệu công và tài liệu lưu trữ được giữ trong Lưu trữ Quốc gia hoặc các cơ quan nhà nước được xem là tài liệu lịch sử.
Điều 11 Luật Lưu trữ Quốc gia xác định phạm vi hoạt động của Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản như sau:
1. Bảo quản và tạo điều kiện cho sử dụng tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử đặc thù;
2. Bảo quản tài liệu hành chính (hạn chế đối với tài liệu phải chuyển vào Lưu trữ Quốc gia theo Khoản 5 Điều 5 của Đạo Luật quản lý Văn thư và Lưu trữ công), tài liệu ký gửi từ các cơ quan hành chính (có nghĩa là các cơ quan hành chính như quy định trong Khoản 2 Điều 5 của Đạo Luật quản lý Văn thư và Lưu trữ công; áp dụng tương tự như dưới đây);
3. Thu thập, phân loại và cung cấp thông tin liên quan đến việc bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử;
4. Thực hiện các tư vấn kỹ thuật và chuyên môn đối với công tác bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử;
5. Tiến hành nghiên cứu về công tác bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử;
6. Thực hiện đào tạo liên quan đến bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử;
7. Đảm trách các hoạt động liên quan đến công bố tài liệu nói trên;
8. Lập báo cáo, thu thập thông tinvà thực hiện thanh tra và quản lý các tài liệu hành chính của các cơ quan hành chính khi Thủ Tướng cần các thông tin cần thiết này.
Và bên cạnh đó, Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản có thể thực hiện các hoạt động sau trong phạm vi không ảnh hưởng đến hoạt động theo quy định của cơ quan này như 8 điểm trên.
+ Thực hiện, theo ủy thác từ Thủ tướng, tư vấn và chỉ dẫn kỹ thuật như trong Điều 7 của Luật Lưu trữ Công;
+ Bảo quản, theo ủy thác của các cơ quan hành chính, các tài liệu hành chính (ngoại trừ những tài liệu phải chuyển vào hoặc xử lý theo Khoản 5 Điều 5 của Đạo Luật Quản lý tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công của Nhật Bản).
Ngày 01 tháng 4 năm 2011, Đạo Luật Quản lý tài liệu Lưu trữ và Tài liệu lưu trữ công có hiệu lực. Luật này lập và áp dụng quy định quản lý chung đối với các tài liệu hành chính; đưa ra thời hạn bảo quản tài liệu; yêu cầu báo cáo việc quản lý tài liệu của các Bộ thuộc Chính phủ; thiết lập mới hệ thống thanh tra và tư vấn từ Văn phòng Nội các; và tạo điều kiện cho sử dụng ý kiến của chuyên gia và thúc đẩy khuyến khích sử dụng tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử.
Lịch sử của Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản
Các tài liệu và văn bản chính thức của các cơ quan và Bộ thuộc Chính phủ cho mục đích hành chính được bảo quản như là tài liệu tham khảo và bằng chứng lịch sử cho hậu thế. Hệ thống lưu trữ đã có lịch sử lâu đời tại nhiều nước, đặc biệt là ở Châu Âu nơi mà hệ thống lưu trữ hiện đại đã phát triển từ thế kỷ thứ 18. Hiện nay, tài liệu lưu trữ được xem là một trong ba trụ cột của văn hóa cùng với thư viện và bảo tàng.
Tại Nhật Bản, kể từ thời Minh trị (Meiji Period) (1868-1912), các tài liệu hành chính đã được bảo quản tại từng bộ. Tuy nhiên, sau Chiến tranh thế giới thứ hai, yêu cầu cấp bách ngày càng tăng về việc phải có các cơ sở để ngăn chặn sự phát tán các tài liệu này, và cho phép công khai tiếp cận. Tháng 11 năm 1959, Chủ tịch Hội đồng Khoa học của Nhật Bản đã kiến nghị lên Thủ tướng yêu cầu Chính phủ có các biện pháp hiệu quả và thích hợp để ngăn ngừa việc phân tán và mất các tài liệu gốc và tạo điều kiện công khai tiếp cận tài liệu thông qua việc thành lập một Cơ quan Lưu trữ Quốc gia. Chính phủ cũng nhận ra sự cần thiết này, và yêu cầu các bộ và các cơ quan ngăn chặn tình trạng phân tán tài liệu hành chính. Chính phủ cũng thực hiện nghiên cứu tình trạng tại các cơ quan chính phủ, các biện pháp ngăn chặn tránh mất tài liệu của các cơ quan này; hoạt động, hệ thống và chính sách tiếp cận công khai của của lưu trữ các nước khác. Nghiên cứu này đã dẫn đến việc thành lập ra Cơ quan Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản trong tháng 7 năm 1971 là cơ quan tiếp nhận các tài liệu của chính phủ và các tài liệu quan trọng như tài liệu lịch sử, khuyến khích người dân tiếp cận những tài liệu này, tổ chức các triển lãm tài liệu lưu trữ, và thực hiện các nghiên cứu về những tài liệu lịch sử này.
Trong năm 1873, đầu triều đại Minh Trị đã thiết lập một thư viện dành cho nội các, và trong năm 1885 khi bắt đầu hệ thống nội các hiện đại, thư viện này trở thành Thư viện Nội các (Naikaku Bunko), sau đó trở thành một bộ phận quan trọng của Lưu trữ Quốc gia khi cơ quan này được thành lập. Về sau, do là thư viện hàng đầu chuyên về các sách và tài liệu chữ Hán và Nhật Bản cổ, nên cơ quan này đã trở nên quen thuộc với giới học giả và các nhà nghiên cứu trong nước và quốc tế. Bộ sưu tập của Thư viện Nội các bao gồm lượng tài liệu khá phong phú chẳng hạn như các tài liệu của chính quyền thời Edo (Edo Shegunate)(1603-1867). Các bộ sưu tập này được chuyển giao sang Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản khi cơ quan này trở thành một Cơ quan hành chính sự nghiệp năm 2001.
Tháng 7 năm 1998, khu Tsukuba (Tsukuba Annex) của Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản được thành lập tại thành phố khoa học Tsukuba ở tỉnh Ibaraki nhằm mở rộng và cải thiện điều kiện kho tài liệu lưu trữ. Để phù hợp với Luật Lưu trữ Công (1987) và Luật Lưu trữ Quốc gia (1999), Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản đã được trao cơ sở pháp lý cho việc thành lập và trách nhiệm của cơ quan này: Cơ quan này được công nhận là một cơ quan thực hiện các chức năng và nhiệm vụ liên quan đến bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc sở hữu nhà nước. Cơ quan này cũng đảm nhận vai trò quan trọng trong việc truyền lại các bộ sưu tập tài liệu lưu trữ công cho hậu thế.
Hơn nữa, theo kết quả của Quyết định Nội các với tiêu đề: “Thúc đẩy Dự án bảo tồn tài liệu lịch sử châu Á” (Quyết định ngày 30 tháng 11 năm 1999), Trung tâm Tài liệu lịch sử châu Á của Nhật Bản (JACAR) mở cừa trong tháng 11 năm 2011. Đây là một trong những tổ chức hoạt động dưới sự quản lý của Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản, Trung tâm này số hóa dữ liệu từ một loạt các cơ quan nhà nước về lưu trữ, chẳng hạn như Lưu trữ Quốc gia, Lưu trữ Bộ Ngoại giao của Bộ Ngoại giao, và Thư viện của Viện nghiên cứu Quốc phòng Quốc gia - Bộ Quốc Phòng Nhật Bản và cung cấp dữ liệu số hóa thông qua internet.
Trách nhiệm của Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản
Bổ sung Tài liệu lưu trữ và Tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử
Bổ sung Tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử vào Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản (NAJ) từ các Bộ và các cơ quan, được thực hiện theo quy định của Đạo Luật Quản lý Văn thư và Lưu trữ (Đạo luật số 66 năm 2009).
Tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử thuộc quyền sở hữu của các cơ quan hành chính nhà nước và các cơ quan hành chính sự nghiệp được chuyển vào NAJ khi hết thời hạn lưu giữ. Khi một cơ quan hành chính nhà nước có ý định xử lý đối với các tài liệu hành chính hết thời hạn bảo quản, trước tiên phải có sự đồng ý của Thủ tướng. Quy trình này nhằm bảo đảm việc chuyển giao đáng tin cậy của tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử.
Trên thực tế, trước khi chuyển giao tài liệu, NAJ bàn bạc với cơ quan hành chính về các nội dung chẳng hạn như thời gian chuyển giao.
1. Khử trùng
Nhằm ngăn ngừa việc hủy hoại tài liệu do nấm mốc, côn trùng.v.v.., các tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử đặc biệt chuyển vào NAJ từ các Bộ và các cơ quan được khử trùng trước khi xếp vào giá.
Một máy khử trùng ethylene oxide (loại giảm áp xuất) được sử dụng và máy này thực hiện một quy trình khử trùng hoàn tất trong 10 ngày.
2. Phân loại và Xếp giá
Các tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử đã được khử trùng và phân loại được lưu chứa trong các kho nơi có nhiệt độ luôn duy trì ở mức 22oC và độ ẩm là 55% để có thể bảo vệ tài liệu khỏi tác động của ánh sáng trực tiếp, nhiệt độ và độ ẩm cao, bụi, ô nhiễm không khí v.v…
Trong các kho này, các hệ thống báo cháy, CO2 , chống dập cháy khí gas được lắp đặt nhằm chống cháy.
3. Lập danh mục
Lập danh mục hồ sơ (chẳng hạn như Bosatsu Mokuroky, là một danh mục gồm rất nhiều tài liệu lưu trữ và tài liệu) và, trong trường hợp cần thiết, danh mục chi tiết của từng tài liệu trong hồ sơ (Kenmei Mokuroku) mới được tạo ra khi nộp vào nguồn Tài liệu lưu trữ và Tài liệu Lưu trữ công có tính lịch sử đặc biệt. Dữ liệu các danh mục này được cung cấp thông qua Hệ thống Lưu trữ số để người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm danh mục trên internet.
4. Microfilming (ghi phim)
NAJ tiến hành chuyển đổi các tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử đặc biệt từ dạng giấy sang dạng phương tiện lưu trữ khác, điều này có tính đến mức độ bị hủy hoại và tần suất sử dụng tài liệu. Các tài liệu có mức độ hủy hoại nhanh được chuyển đổi sang dạng microfilm với tần suất sử dụng thường xuyên tốt hơn tình trạng bảo quản được số hóa trực tiếp.
5. Bảo quản
NAJ thực hiện bảo quản tài liệu lưu trữ, rất nhiều tài liệu lưu trữ bị hủy hoại theo thời gian, một số còn bị hủy hoại do côn trùng, chuột, nước, khói, axit hóa, v.v… do vậy người dùng không thể tiếp cận.
Các nhà phục chế tài liệu chuyên nghiệp xác định mức độ hủy hoại của tài liệu và phục chế phần nào bằng việc áp dụng nhiều phương pháp phục chế khác nhau, bao gồm vá tài liệu, viền mép, dán, bồi nền.
Quản lý hoạt động nghiên cứu và nghiên cứu
Nhằm truyền tải lịch sử Nhật Bản một cách đúng đắn nhất cho hậu thế, qua việc bảo quản và cung cấp cho công chúng Tài liệu lưu trữ và Tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử đặc biệt theo quy định của Đạo Luật Quản lý Tài liệu lưu trữ và Tài liệu lưu trữ công, Đạo Luật Lưu trữ Quốc gia và Đạo Luật Lưu trữ công, NAJ tiến hành nghiên cứu và nghiên cứu trong phạm vi các tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công về bảo quản, các mô hình bảo tồn và các phương pháp cung cấp tài liệu cho mục đích sử chung. NAJ sử dụng các kết quả từ nghiên cứu khoa học và các kết quả nghiên cứu cho các hoạt động của cơ quan này, đồng thời cũng trao đổi và chia sẻ các kết quả này với các cơ quan lưu trữ trong và ngoài nước. Với mục đích này, NAJ thúc đẩy các hoạt động sau:
1. Nghiên cứu và nghiên cứu làm thế nào để cải thiện sự tiện lợi cho người dùng khi phối hợp với các cơ quan quốc gia khác trong việc bảo quản và sử dụng tài liệu.
2. NAJ tiến hành nghiên cứu và nghiên cứu về việc làm thế nào để cung cấp cho người dùng thông tin tại chỗ và các chi tiết khác của tài liệu lưu trữ được bảo quản tại NAJ và cơ quan nhà nước khác về bảo quản và sử dụng tài liệu.
3. Nghiên cứu và tiến hành nghiên cứu về bộ thẻ lưu trữ và mô tả danh mục tài liệu lưu trữ.
Đối với các tài liệu đang nắm giữ, NAJ thực hiện nghiên cứu và nghiên cứu về mô tả và nội dung cũng như cơ sở dữ liệu thẻ, tất cả nhằm đáp ứng được yêu cầu bảo đảm cho mục đích sử dụng chung.
4. Thực hiện nghiên cứu và nghiên cứu về Lưu trữ công nước ngoài
NAJ thực hiện các dự án nghiên cứu và nghiên cứu về các hệ thống lưu trữ mới nhất được sử dụng tại các lưu trữ công nước ngoài thông qua việc trao đổi các ý tưởng và ý kiến, thu thập tài liệu lưu trữ có liên quan.v.v…Ngoài ra, cơ quan này thường xuyên thu thập lưu trữ các thông tin liên quan đến tài liệu lưu trữ thông qua internet và các sách tham khảo.
5. Xuất bản tờ Kitanomaru (Tờ báo của Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản), v.v…
Các kết quả của các nghiên cứu và nghiên cứu về tài liệu lưu trữ được xuất bản trên tạp chí của Lưu trữ Nhật Bản, tờ Kitanomaru, và các thông tin về các chính sách liên quan tới NAJ và lưu trữ ở các nước khác, được xuất bản trên tờ tạp chí thông tin của ngành, Lưu trữ (Archives).
Hợp tác quốc tế
1. NAJ hiện là thành viên của 02 tổ chức là Hội đồng Lưu trữ quốc tế (ICA) và Chi nhánh khu vực Đông Á của Hội đồng Lưu trữ quốc tế (EASTICA) (gồm các nước và vùng lãnh thổ là Trung Quốc, Hàn Quốc, Mông Cổ, Triều Tiên, Hong Kong và Macao).
2. Trao đổi quốc tế
NAJ chủ động gửi các nhân sự tới các lưu trữ công nước ngoài để nghiên cứu hệ thống lưu trữ nước ngoài, cũng như chức năng và nhiệm vụ của các cơ quan này. NAJ cũng tích cực trao đổi thông tin thông qua một loạt các hoạt động như cử các cán bộ và nhân viên tham dự các hội thảo quốc tế.
Hội thảo và đào tạo
Nhằm truyền lại lịch sử một cách đúng đắn nhất cho hậu thế, thông qua việc bảo quản và cung cấp các tài liệu lưu trữ và văn bản của chính phủ theo quy định của Luật Lưu trữ Công và Luật Lưu trữ quốc gia cho mục đích sử dụng chung, NAJ tiến hành nghiên cứu sâu và nghiên cứu trên phạm vi tài liệu và văn bản của chính phủ được bảo quản, các chế độ bảo quản và phương pháp làm cho tài liệu này sẵn sàng cho mục đích sử dụng rộng rãi. NAJ sử dụng các kết quả nghiên cứu và nghiên cứu trong hoạt động của Lưu trữ Quốc gia, đồng thời trao đổi và chia sẻ các kết quả này với các cơ quan lưu trữ khác bên ngoài Nhật Bản. Với mục đích này, NAJ đẩy mạnh các hoạt động sau:
1. Tổ chức Hội nghị thường niên giữa các Giám đốc Lưu trữ Nhà nước.
Mục đích của việc này nhằm đảm bảo thực thi Đạo Luật Lưu trữ Công thông qua việc thảo luận các vấn đề hiện có cũng như duy trì việc liên lạc chặt chẽ lẫn nhau, Hội nghị thường niên này được tổ chức kể từ năm 1989.
2. Đào tạo về quản lý tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công
NAJ đã đưa ra các chương trình đào tạo mới kể từ tháng 4/2011.
Trong đó, tập trung vào quản lý tài liệu lưu trữ hiện hành, các chương trình này dành có các cá nhân phụ trách quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp công.
Đào tạo quản lý tài liệu trữ lưu trữ và tài liệu lưu trữ công mức độ I (chương trình dành cho các nhân sự mới vào làm).
Chương trình này nhằm giúp cho học viên tham gia hiểu được những điểm chính của Đạo Luật Quản lý Tài liệu lưu trữ và Tài liệu lưu trữ công.
Đào tạo quản lý tài liệu trữ lưu trữ và tài liệu lưu trữ công mức độ II (chương trình dành cho các nhân sự quản lý).
Chương trình này nhằm giúp học viên tham gia hiểu Đạo Luật Quản lý Tài liệu lưu trữ và Tài liệu lưu trữ công và các luật và pháp lệnh khác có liên quan cũng như các vấn đề tổng thể liên quan đến quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công.
Đào tạo quản lý tài liệu trữ lưu trữ và tài liệu lưu trữ công mức độ III (khóa nghiên cứu đặc biệt dành cho nhân sự quản lý tài liệu).
Chương trình này nhằm nâng cao hơn nữa sự hiểu biết của học viên tham gia về Luật Quản lý tài liệu lưu trữ và tài liệu công và cung cấp cho họ kiến thức chuyên môn cần thiết cho các chuyên gia theo quy định tại Khoản 2, Điều 4, của Đạo Luật Lưu trữ công. Điều này đạt được bằng cách học viên tham gia toàn bộ hoặc một phần khóa khóa Đào tạo Lưu trữ cấp độ III (khóa đào tạo chuyên gia lưu trữ công).
3. Đào tạo lưu trữ
Tập trung vào việc quản lý tài liệu hết hiện hành (non-current records), chương trình này dành cho những cá nhân làm việc tại lưu trữ công quốc gia và địa phương.
Đào tạo lưu trữ cấp độ I (chương trình dành cho nhân sự mới vào làm)
Chương trình này giúp học viên tham gia có kiến thức cơ bản về các vấn đề liên quan đến công tác bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử. Chương trình đào tạo cũng nhằm nâng cao trình độ của học viên là nhân viên các kho lưu trữ công và các nhân viên lưu trữ bằng cách tăng cường kiến thức về hệ thống lưu trữ và củng cố hiểu biết về mục đích của Đạo Luật Lưu trữ công.
Đào tạo lưu trữ cấp độ II (Chương trình chuyên đề cụ thể)
Chương trình này nhằm nâng cao hơn nữa trình độ của học viên tham dự bằng cách cung cấp kiến thức về phương pháp giải quyết các vấn đề hành chính và các vấn đề khác liên quan đến tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử. Mục tiêu này đạt được thông qua các nghiên cứu chung và các hoạt động nghiên cứu khác liên quan đến các chuyên đề cụ thể về bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử.
Đào tạo lưu trữ cấp độ III (khóa đào tạo chuyên gia lưu trữ công)
Khóa học này cung cấp cho các học viên những kiến thức chuyên sâu cần thiết đối với một chuyên gia lưu trữ như theo Khoản 2 Điều 4 của Đạo Luật Lưu trữ công.